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Telefonsekretariat

Telefonate nehmen im Unternehmensalltag oft erhebliche Zeit in Anspruch. Zeit, die Sie besser investieren könnten – in konzentriertes, ungestörtes Arbeiten zum Beispiel. Natürlich kann man Anrufer zu einer automatischen Ansage oder in eine Warteschleife umleiten. Das stößt jedoch selten auf Freude, und im ungünstigsten Fall verpassen Sie auf diese Weise das Geschäft Ihres Lebens.

Fakt ist: Kunden möchten ernstgenommen werden, und zwar von Menschen, die ihren Job gut machen. Ein qualifiziertes Telefonsekretariat ist deshalb weit mehr als ein „lebender Anrufbeantworter“!

Bei comPact arbeitet sich das für Sie zusammengestellte Team intensiv und schnell in Ihre Abläufe, Produkte und Projekte ein. Ihre Anrufer werden gar nicht merken, dass die Sekretärin am anderen Ende der Leitung nicht bei Ihnen vor Ort im Büro sitzt. Die tägliche Aktualisierung Ihrer Informationen stellt sicher, dass wir stets adäquat auf Anfragen reagieren können. Kurz: comPact fügt sich als Telefonsekretariat nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse ein.

Klingt gut. Und dann?

Sobald Sie mit wenigen Handgriffen Ihr Telefon zu comPact umgeleitet haben, passiert Folgendes:

  • Jeder Anrufer wird von Ihrer Sekretärin freundlich in Ihrem Namen begrüßt und nach seinem Anliegen befragt.
  • Haben Sie festgelegt, dass bestimmte Anrufe zu Ihnen durchgestellt werden sollen, trifft Ihre Sekretärin die entsprechende Entscheidung und leitet diese zu Ihnen weiter.
  • Alle anderen Anrufer werden ebenso kompetent betreut und können etwa direkt Terminvereinbarungen treffen, Bestellungen aufgeben oder Rückrufwünsche äußern.
  • Wünschen Sie komplette Ungestörtheit oder sind schlicht nicht erreichbar, nimmt Ihre Sekretärin das Anliegen Ihres Anrufers detailliert auf und stellt ihm dessen Erledigung oder einen Rückruf in Aussicht. Sie erhalten eine kurze Telefonnotiz mit allen relevanten Eckdaten: Name, Rückrufnummer, Zweck des Anrufs und, falls erkennbar, Eindruck des Gesprächs.

Gern entlasten wir Sie aber auch noch weitergehend! Übertragen Sie uns z.B. Aufgaben wie direkte Bestell- oder Buchungsannahme, Reklamationsbearbeitung, Versand von Unterlagen oder Verschriftlichung von Diktaten. Und an den bevorstehenden Hochzeitstag erinnern wir Sie nicht nur gern, sondern bestellen auch rechtzeitig die schönsten Blumen.