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FAQ

Was ist ein Telefonsekretariat

In einem Telefonsekretariat übernehmen gut ausgebildete externe Sekretärinnen sorgfältig und korrekt alle anfallenden Sekretariatsaufgaben. Sie nehmen Telefonate an oder leiten sie weiter (je nach Wunsch), vereinbaren Termine, versorgen Ihre Anrufer mit bestimmten Informationen und erledigen auch weit darüber hinausgehende Arbeiten wie den Versand von Broschüren, Erinnerungsservice und mehr. Mit hochmodernem Equipment, großem Engagement, Einfühlungsvermögen und äußerster Diskretion passt sich Ihre „Remote-Vorzimmerdame“ perfekt den Arbeitsabläufen Ihres Unternehmens an – als wäre sie vor Ort.

Welche Vorteile hat ein Telefonsekretariat für mich?

Mit einem Telefonsekretariat gewährleisten Sie Ihren Anrufern eine persönliche telefonische Erreichbarkeit von 10 Stunden täglich (Montag bis Freitag). Sie sparen sich fest angestelltes Personal oder überbrücken Personalengpässe im Krankheitsfall und in Urlaubszeiten. Arbeitsplatzkosten (Büroräume, EDV, Drucker etc.) entfallen. Durch das stets freundliche und professionelle Auftreten Ihrer persönlichen Sekretärin oder Ihres Sekretariatsteams hinterlässt Ihr Unternehmen automatisch einen guten Eindruck bei allen Anrufern. Von Überlastungszeiten und „schwierigen Phasen“ bekommen Ihre Kunden nichts mit. Ihr Fachpersonal gewinnt Zeit für Arbeiten und Projekte, die direkt zu Ihrem Unternehmenserfolg beitragen.

Wann steht mir die Dienstleistung von comPact zur Verfügung?

Das comPact-Büro ist von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 18:00 Uhr besetzt. Sie können Ihr Telefon während dieser Zeiten permanent oder auch nur für kurze Abwesenheitszeiten weiterleiten.

Muss ich jedes Mal Bescheid geben, wenn ich mein Telefon umleite?

Nein, müssen Sie nicht. Wir sind während unserer Bereitschaftszeiten durchgehend startklar für Sie.

Generell gilt aber: Je besser Sie Ihr Sekretariat informieren, desto besser kann es Ihre Kunden betreuen! Tun Sie das bitte auf jeden Fall immer dann, wenn etwa Termine, Events oder besondere Situationen anstehen, die entsprechende Fragen bei Ihren Anrufern erwarten lassen.

Wie lang ist die Kündigungsfrist?

Die Kündigungsfrist beträgt 4 Wochen zum Monatsende oder zum Ende der jeweils vereinbarten Vertragsdauer.

Okay, ich bin überzeugt. Wie kommt jetzt ein Vertrag mit comPact zustande?

Wir freuen uns auf Ihre Aufgaben! Um Ihnen ein individuelles Angebot erstellen zu können, müssen wir zunächst genau wissen, was Sie von uns erwarten.

Rufen Sie uns an, schreiben Sie uns eine E-Mail oder füllen Sie das AnfrageFormular aus – wir melden uns dann umgehend bei Ihnen zurück. Alle Randbedingungen und Ihr Bedarf arbeiten wir in einen unkomplizierten Servicevertrag ein. Ist dieser unterschrieben wieder bei uns gelandet, wird Ihre persönliche comPact-Servicenummer freigeschaltet und Sie können Ihr Telefon im Rahmen Ihres Kontingents zu uns umleiten, so oft und so lange Sie möchten.

Wie aktiviere ich die Weiterschaltung?

Bei den meisten Telefonanlagen ist das ganz einfach. Sehen Sie bitte in der Bedienungsanleitung Ihrer Telefonanlage unter „Anrufweiterschaltung“ nach.

Auf welche Nummer muss ich die Anrufe umleiten, damit meine comPact-Sekretärin „einspringt“?

Sie erhalten von uns eine individuelle Telefonnummer, die Sie am besten in der Weiterleitungs-Funktion Ihrer Telefonanlage fest eintragen. Sobald Sie Ihr Telefon an diese Nummer weiterschalten, landen alle Ihre Anrufe bei uns und wir melden wir uns in Ihrem Namen.

Muss ich die Weiterschaltung abends wieder rückgängig machen?

Nein, müssen Sie nicht. Auf Wunsch richten wir Ihnen einen individuell besprochenen digitalen Anrufbeantworter ein, der „übernimmt“, sobald Ihre Sekretärin den Platz verlässt. Morgens wird der AB sofort abgehört und Sie erhalten die gewohnt detaillierte Telefonnotiz. Je nach Vereinbarung erledigen wir vorher noch alle aufgelaufenen Rückrufbitten.

Können Sie die Weiterschaltung für mich herausnehmen?

Nein, darauf haben wir keinen Einfluss. Sie bestimmen allein, wann die Weiterleitung aktiviert wird.

Was passiert, wenn ich an einem anderen Ort bin und vergessen habe, die Weiterschaltung zu aktivieren?

In den meisten Fällen kann Ihr Telefonfachmann mit einer Fernschaltung eingreifen, notfalls auch die Telekom.

Wie und wann bekomme ich die Nachrichten über die eingegangenen Anrufe?

Sie entscheiden, ob Sie über Anrufe jeweils unverzüglich, stündlich oder zweimal täglich benachrichtigt werden möchten. Auch die Art der Benachrichtigung dürfen Sie sich wünschen: per E-Mail, per SMS oder Fax.

Was passiert mit meinen Daten nach der Bearbeitung?

Natürlich geben wir Ihre Daten unter keinen Umständen an Dritte oder gar zu Werbezwecken weiter – das versprechen wir mit unserer Vertrauensgarantie. Nach Ablauf der Zusammenarbeit löschen wir alle Ihre Daten spurlos innerhalb einer Frist von 6 Monaten.